Kostenlose Tools – unsere Lieblinge

Im Alltag einer PR-Agentur dürfen sie keinesfalls fehlen: die kleinen digitalen Helfer. Mit den Jahren haben wir dutzende Tools im Netz gesucht und gefunden. Einige sind komplett kostenlos, andere bringen bereits in der Testversion tolle Funktionen mit.In jedem Fall lohnen sie sich für den Einstieg und zum Ausprobieren – bevor man sich einen teuren Fehlkauf leistet.

 

Projektmanagement und Teamarbeit mit Trello [Update 8. Mai 2015]

Kommen in einem Projekt mehrere Phasen, Beteiligte und viele Einzelaufgaben zusammen, wird es unübersichtlich. Magazin-Produktionen haben wir zum Beispiel früher über Excel organisiert. Es gab lange Tabellen für die Zeitplanung, den Seitenaufbau, eine Beitragsliste mit Ansprechpartnern, Kontaktdaten und mit einer Spalte für den Fortschritt, obendrauf noch eine Anzeigenliste. Dauerhaftes Hin-und Hergeklicke war garantiert. Inzwischen setzen wir beim Projektmanagement auf das browserbasierte Trello.

Dort landet jedes Projekt auf einem Board, einzelne Aufgaben werden zur Karte. Die kann man wie einen kleinen Post-it herumschieben und einen Kollegen zur Lösung der Aufgabe benennen. Damit jeder weiß, woran die anderen gerade arbeiten, oder wo Hilfe gebraucht wird, schiebt man die Karten in eine passende Spalte. Die heißen zum Beispiel „Ideen“, „Wird bearbeitet“, „Eilt“, „Problemfall“ und „Fertig“. Jede Karte lässt sich mit Deadlines, Checklisten und Anhängen aller Art ausstatten. Und aus den Deadlines wird auf Knopfdruck eine Kalenderübersicht. Cool wäre natürlich noch ein Zeitstrahl, wie wir ihn mal für Excel gebaut haben. Alles andere ist bereits gut gelöst.

Monitoring mit alert.io

Wer als Social-Media-Manager arbeitet, braucht eine Monitoring-Lösung, damit ihm kein Social Signal entgeht. Komplettlösungen gibt es einige echt gute, zum Beispiel talkwalker oder UberMetrics (vgl. unseren Bericht vom MonitoringCamp 2014). Für den Einstieg bieten sich Testversionen an, wir haben gute Erfahrungen mit der von alert.io gemacht (auch als mention bekannt).

Fällt irgendwo im Netz (Twitter, Facebook, Blogs, Websites, Foren…) mein definiertes Stichwort (Kundenname, Marke, Thema…), werde ich sofort von alert.io benachrichtigt. Oder ich lasse mir täglich/wöchentlich eine E-Mail-Zusammenfassung schicken. Stichworte kann ich kombinieren oder auch ausschließen, zum Beispiel „Messe“ minus „Kirche“, um die Suche auf Messe-Veranstaltungen einzugrenzen. Auf dem Dashboard bekomme ich zu jeder Erwähnung eine Vorschau und kann auf Tweets und Facebook-Posts direkt reagieren, sofern ich meine Accounts eingebunden habe.

In der Testversion sind 3 Suchworte frei und 500 Erwähnungen pro 30 Tage. Sobald das Kontingent erschöpft ist, schaltet alert.io seinen Dienst ab, bis die nächsten 30 Tage anbrechen. Auswertungen (Reports) und Datenexport gibt es nur in den Bezahlversionen. Die kosten zwischen 29 und 499 Euro im Monat, je nach Funktionsumfang.

Mein Tipp: Wer auf Nummer sicher gehen möchte, kombiniert alert.io mit dem ebenfalls kostenlosen Google Alerts. Dort gibt es nur wenige Optionen, aber man kann beliebig viele Suchworte angeben und bekommt das Ergebnis ebenfalls täglich per Mail geschickt.

Fazit: Für den Start in das Thema Monitoring und für kleine Projekte wunderbar geeignet.

Bilder bearbeiten mit XnView

Seit sagenhaften 25 Jahren gibt es die Bildbearbeitung XnView eines französischen Entwicklers. Optik und Bedienung sind auch in der aktuellen Version eher bieder und nicht so chic wie andernorts. Macht aber nichts, bei dem Klassiker zählen die inneren Werte, in diesem Fall: Bilder aller denkbaren Formate (ca. 500, unter anderem RAW) lassen sich drehen, freistellen, verkleinern, in Kontrast und Helligkeit ändern, konvertieren oder in eine Diashow verwandeln.

Mir gefällt besonders die Metadaten-Bearbeitung (nach IPTC-Standard), wenn man Schlagwörter (Tags) und Copyrights eintragen möchte. Und die Stapelverarbeitung. Denn damit kann man in einem Rutsch 50 Originalfotos in netztaugliche 200-KB-Bilder verwandeln.

Spezialist für Umwandlungen ist übrigens der ebenfalls kostenlose Batch-Dienst XnConvert mit schöner Vorher-Nachher-Ansicht. Überhaupt lohnt ein Blick auf die Seite von XnSoft. Dort findet sich auch die Variante XnViewMP für Mac und Linux. Einschränkung: Alle diese Tools dürfen nur privat oder von gemeinnützigen Organisationen genutzt werden. Die kommerzielle Version von XnView gibt es aber für lediglich 26 Euro.

Upgradetipp: Wer (privat oder beruflich) sehr viele Bilder verarbeiten und verwalten möchte, ist mit Adobe Lightroom 5 bestens bedient. Das kostet rund 100 Euro und lässt kaum Workflow-Wünsche offen.

Den Bildschirm festhalten mit Greenshot

Ein Tool für Screenshots? Bei Windows muss man doch nur die Druck-Taste betätigen (kompletter Screenshot) oder Alt+Druck (Screenshot vom aktiven Fenster) und schon sind die Daten in der Zwischenablage. Allerdings nur dort: Zum Speichern muss man ein Grafikprogramm öffnen. Umständlich wird es besonders, wenn man mehrere Bilder braucht oder einen speziellen Ausschnitt.

Das Open-Source-Programm Greenshot ist praktischer: Eine Tastenkombination und ich kann einen beliebigen Bildschirmausschnitt wählen. Der landet als JPEG-Bild direkt in einem Wunschordner (oder auch als E-Mail-Anhang bei Outlook). So lassen sich zum Beispiel am Stück zehn Elemente einer Website herauspicken, speichern und dann weiterverarbeiten. Der zugehörige Greenshot-Editor ist speziell für Hervorhebungen und Kommentare ausgelegt. Nice!